Una gestione responsabile e sostenibile della nostra attività

Introduzione

Tale codice etico costituisce lo strumento attraverso cui Program di Autonoleggio Fiorentino S.r.l. (di seguito “Program”) individua l’insieme di valori e principi di comportamento, che compongono i diritti ed i doveri morali a cui si devono ispirare, senza alcuna eccezione, tutti i partecipanti alla Società nello svolgimento della propria attività e nel perseguimento della Mission Aziendale.

Le disposizioni contenute nel Codice Etico si applicano a tutti i Dipendenti e senza alcuna eccezione, a tutti coloro che direttamente od indirettamente instaurano rapporti con Program, stabilmente od anche solo temporaneamente, all’amministratore, ai collaboratori, agenti, procuratori ed a chiunque operi in nome e per conto di Program. Ciascun dipendente di Program, indipendentemente dalla posizione o dallo status, è responsabile delle proprie azioni nel rispetto del presente Codice Etico e delle normative nazionali ed internazionali vigenti.

La missione di Program consiste nell’aumentare la fiducia che costituisce il cardine di ogni tipologia di rapporto, sia esso lavorativo o meno, il livello di soddisfazione di tutti i destinatari del presente Codice, favorendo in tal modo la crescita aziendale e professionale nel perseguimento dell’oggetto sociale.

Con la costituzione del Codice Etico di Program, la Società garantisce quindi la più completa trasparenza e correttezza nel perseguimento delle proprie attività ma richiede altresì, nei rapporti e nelle relazioni esterne, che i soggetti terzi agiscano nei suoi confronti con un’analoga condotta etica.

Il compito di vigilare sul rispetto del Codice Etico, sull’osservanza delle norme, sulla trasparenza di azione, diffondendo i principi etici comuni di Program chiarendo eventuali dubbi interpretativi, è demandato alla Direzione Operations.

La presente versione del Codice Etico viene adottata con approvazione dell’Amministratore Unico Patrizia Bacci in data 05/12/2019 con efficacia immediata a decorrere da tale data.

Il Codice Etico è suscettibile di modifiche, integrazioni, aggiornamenti o revisioni in funzione dei mutamenti esterni e/o interni all’azienda, i quali devono essere approvati dall’Amministratore. Il presente Codice dovrà infine essere tempestivamente aggiornato, modificato od integrato, in caso di variazioni legislative.

1. Program ed i suoi Valori

Program nel presente Codice Etico, oltre alla definizione delle norme di comportamento e dei principi di condotta verso i vari interlocutori, definisce i valori che la Società pone come componenti intrinseche di ogni tipologia di rapporto intrattenuto, sia esso commerciale o non. Tali valori vengono spesso richiamati nelle comunicazioni aziendali per ribadire un riferimento comune e condiviso nell’organizzazione.

I valori ed i comportamenti etici, i quali si basano su quelli deontologici, sono da sempre le basi su cui poggiano tutte le attività di Program e non devono essere lasciati al buon senso ed alla virtù dei pochi, ma devono diventare parte integrante del tessuto culturale sia all’interno che all’esterno dell’ambiente in cui la Società opera, facendone in tal modo un esempio per tutti gli attori che ne fanno parte.

I valori alla base di Program sono:

• Famiglia: Program prima di essere un’azienda è una grande famiglia, la Società ritiene dunque il Dipendente una risorsa di importanza strategica e lo pone al centro di ogni sua scelta.
• Team: Spirito di squadra e collaborazione sono due punti imprescindibili per l’offerta di un servizio attento alle esigenze del cliente.
• Passione: La passione è al centro della nostra azienda. La curiosità e la voglia di migliorarsi sempre di più senza sentirsi appagati, ma anzi ponendosi obiettivi sempre più sfidanti ed impegnativi, rappresentano caratteristiche fondamentali per l’offerta di un servizio che si differenzi dai concorrenti.
• Diversità: Incoraggiamo un sano dibattito e differenze di opinione, coinvolgere persone con idee, punti di forza, interessi e background culturali diversi è la chiave del nostro successo.
• Sostenibilità: Program si pone come guida del percorso che porta ad una mobilità sostenibile, verso un futuro più ecocompatibile e rispettoso dell’ambiente.
• Formazione: Formazione e consulenza sono componenti imprescindibili affinché le competenze in termini di mobilità offerte alla clientela da tutte le funzioni di Program, siano sempre aggiornate sulle ultime novità del settore.
• Sicurezza: La Sicurezza dei Dipendenti e dei Driver è uno dei pilastri fondamentali per Program che attraverso campagne in favore si attiva per promuovere e diffondere la cultura della sicurezza nell’ambiente in cui opera.
• Onestà intellettuale e trasparenza: L’onestà e la trasparenza sono due valori indispensabili per Program e soprattutto due doveri. Vi è un dovere di trasparenza verso il Cliente ed i propri stakeholder, dove la Società si presenta per quello che è dichiarando chiaramente le proprie intenzioni ed azioni senza la manipolazione delle proprie offerte o delle informazioni verso l’esterno.

Vi è infine il dovere di essere onesti intellettualmente, ossia prendersi la responsabilità delle proprie idee, delle proprie azioni, essendo autocritici nello svolgimento del proprio lavoro, impegnandosi a fornire sempre informazioni complete e veritiere, senza che queste possano in qualche modo essere utilizzate in modo inappropriato.

2. Criteri operativi generali

Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del proprio operato nel rispetto del presente Codice, Program opera secondo criteri di:

• Assegnazione di poteri e responsabilità chiara e formalizzata, coerentemente con le mansioni attribuite.
• Definizione di regole comportamentali che garantiscano l’esercizio delle attività aziendali nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dell’integrità del patrimonio aziendale.
• Tracciabilità delle operazioni, così da garantire che ogni operazione, transazione e/o azione sia verificabile, documentata, congrua e coerente.
• Separazione delle funzioni, di modo che chi fornisca l’autorizzazione di un’operazione sia sotto una diversa responsabilità rispetto a chi contabilizza, controlla l’operazione o chi la esegue materialmente.
• Tutela della persona, tutelandone l’integrità morale e garantendo il diritto a condizioni lavorative rispettose della dignità della persona.
• Riservatezza, Program infatti non utilizza nessuna delle informazioni in Suo possesso, fatti salvi gli adempimenti di Legge, per scopi diversi da quelli istituzionali.

3. Principi di condotta nei rapporti con i Dipendenti

La reputazione di Program dipende dal comportamento del suo personale, diretto od indiretto, Program considera dunque le risorse umane l’elemento centrale dell’impresa e si impegna a svilupparne le capacità e le competenze di ognuno affinché le potenzialità e la creatività dei singoli possa trovare piena espressione nello svolgimento dell’attività lavorativa, determinando benefici alla Società ed all’ambiente che la circonda.

Di conseguenza i rapporti, le azioni, i comportamenti, la gestione delle risorse devono rispettare i valori indicati nei prossimi paragrafi.

3.1 Selezione del personale

Program offre a tutti le medesime opportunità di lavoro senza discriminazione alcuna.

Program è contraria ad ogni forma di discriminazione sociale, di razzismo, di xenofobia, di intolleranza e di violenza, si impegna inoltre ad evitare ogni discriminazione delle proprie condotte ed a rispettare le differenze di età, genere, orientamento ed identità sessuale, etnia, religione, stato di salute, appartenenza politica e sindacale, lingua od abilità diversa.

La valutazione dei candidati che si propongono per la selezione infatti, è incentrata sulla verifica del soddisfacimento dei requisiti etico/comportamentali, professionali e psicoattitudinali previsti dal ruolo per cui concorrono, rispettandone la dignità, le opinioni e la personalità della sfera privata.

Le assunzioni avvengono con regolare contratto di lavoro nel rispetto della legge e del CCNL applicato, permettendo il corretto inserimento del lavoratore nell’ambiente di lavoro.

3.2 Gestione del personale

Program offre le medesime opportunità di carriera a chi possieda le caratteristiche necessarie a ricoprire il ruolo per cui si concorre, senza alcuna discriminazione e sulla base di criteri meritocratici, di competenza professionale ed in conformità a parametri quali l’etica individuale, l’attenzione al rispetto dei principi di legalità e delle procedure aziendali.

Program si impegna ad istruire e mantenere aggiornati il proprio personale, in quanto considera la formazione ed un aggiornamento costante un’esigenza irrinunciabile per il raggiungimento della Mission Aziendale, promuove inoltre la reciproca collaborazione e lo spirito di squadra, richiedendo ai Dipendenti di ogni livello gerarchico di collaborare a mantenere un clima di rispetto reciproco della dignità e della reputazione di ognuno.

Program esige dunque che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non sia dato adito a molestie o ad atteggiamenti riconducibili a pratiche di mobbing, ossia comportamenti che possano in qualche modo essere intimidatori, ostili o discriminatori; sono vietati altresì qualsiasi forma di violenza o molestia riferita alle diversità personali e culturali.

La Società rispetta le leggi e gli standard dei contratti collettivi nazionali sull’orario di lavoro che comportano una settimana lavorativa che di norma non supera le 40 ore, il diritto per il lavoratore ad avere almeno un giorno libero nell’arco di un periodo di sette giorni. Nel caso di lavoro straordinario, quest’ultimo verrà retribuito con una percentuale aggiuntiva e non dovrà in nessuna circostanza superare le 8 ore alla settimana.

Program garantisce che il salario corrisposto al Dipendente per una settimana lavorativa standard corrisponde sempre agli standard legali od agli standard minimi contrattuali; che le trattenute sul salario non vengano effettuate a scopi disciplinari e che la composizione dei salari e delle indennità retributive sia indicata in modo chiaro e completo a beneficio del Dipendente.

La Società garantisce che non verranno stipulati accordi contrattuali di “sola manodopera” e programmi di falso apprendistato, volti ad evitare l’adempimento di obblighi aziendali nei confronti del personale.

Program si impegna a proteggere le informazioni relative ai propri Dipendenti evitandone ogni utilizzo improprio, garantendo che il trattamento dei dati personali sia svolto nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali.

3.3 Doveri dei Dipendenti

Ogni dipendente deve conoscere ed osservare i principi contenuti nel presente Codice, impostando la propria condotta verso il rispetto e la collaborazione reciproche, agendo lealmente e secondo principi di buona fede.

Tutti i Dipendenti sono obbligati a non stipulare contratti di lavoro per conto terzi e per Società concorrenti senza la preventiva autorizzazione di Program, astenendosi inoltre dallo svolgere attività o di trovarsi in situazioni che possano essere anche solo potenzialmente in conflitto di interessi con la Società stessa. È fatto dunque divieto di avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui si è venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni all’interno della Società.

Per “conflitto di interessi” si intende la situazione in cui un Dipendente Program (a qualsiasi livello gerarchico) investito del potere decisionale, abbia un legame morale o finanziario, diretto od indiretto anche attraverso un legame di parentela fino al secondo grado, conoscenti o colleghi con il terzo contraente.

Qualora si ravvisi l’insorgere di un conflitto di interessi, il Dipendente è tenuto a rinunciare all’incarico eventualmente assunto ed è fatto obbligo di informare Program circa la presenza od il sopraggiungere di una qualsiasi forma di conflitto di interessi, sia esso reale, potenziale od apparente, eventuali deroghe verranno valutate caso per caso. Con conflitto di interessi apparente, si intende quando gli interessi o le attività personali del Dipendente possano indurre altri a dubitare della sua obiettività od imparzialità.

Ogni Dipendente è inoltre tenuto a salvaguardare il patrimonio aziendale, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative e direttive aziendali fornite allo scopo nell’utilizzo dei beni mobili ed immobili, delle risorse tecnologiche, delle attrezzature, delle informazioni e del know-how di Program, utilizzando le dotazioni messe a sua disposizione solamente per finalità connesse allo svolgimento delle proprie mansioni e nel rispetto delle policy definite dalle Società.

In particolare il Dipendente è tenuto a:

• Adottare scrupolosamente le procedure indicate dalle politiche di utilizzo della posta elettronica.
• Astenersi dal duplicare abusivamente i programmi installati sulle postazioni informatiche.
• A non navigare su siti Web pedo/pornografici, indecorosi od offensivi.
• Salvaguardare la reputazione della Società e dei relativi Dipendenti nel caso di adesione e partecipazione ai Social Network, la quale deve avvenire a titolo personale. La Società non tollererà che il proprio nome o logo siano accostati a comportamenti che non siano perfettamente in linea con i principi indicati nel seguente Codice.

3.4 Tutela della salute, sicurezza nel lavoro e nell’ambiente

Program è consapevole dell’importanza di garantire le migliori condizioni di salute e sicurezza e si impegna quindi a creare un ambiente di lavoro sicuro, promuovendo e diffondendo in modo sistematico, quella cultura della salute e della sicurezza che trascende quella del “buon padre di famiglia”, affinché la gestione operativa si basi su criteri avanzati di salvaguardia sia personale che ambientale perseguendo un miglioramento continuo delle condizioni già citate. Il personale è tenuto a rispettare tutte le leggi e le disposizioni relative alla sicurezza della struttura in cui lavora, oltre che a riferire tempestivamente di tutti gli incidenti, le preoccupazioni ambientali e le situazioni pericolose al proprio responsabile.

4. Principi di condotta nei rapporti con i clienti

Program, al fine di consolidare la fedeltà e la stima della clientela, parte integrante del patrimonio aziendale, impronta ogni rapporto con essa verso criteri di lealtà, disponibilità, professionalità e trasparenza.

L’obiettivo primario in tal caso deve essere la piena soddisfazione del Cliente al fine di creazione di un solido rapporto di fiducia con quest’ultimo, mantenendo verso questo un atteggiamento professionale, leale e collaborativo ed utilizzando comunicazioni pubblicitarie e non, in forme chiari e semplici senza alcun secondo fine.

Al fine di gestire la propria immagine ed i rischi a lei connessa, Program ha il dovere di conoscere le informazioni della sua controparte in merito all’identità ed alla sua reputazione, così da intrattenere relazioni d’affari solamente con clienti che presentino requisiti di serietà ed affidabilità accettabili, ripudiando quelle controparti che svolgono attività contrarie alle regole etiche qui definite o generalmente accettate e che potrebbero rappresentare un rischio di immagine aziendale, specialmente in materia di ambiente, diritti umani, sicurezza e salute.

Tutti gli sconti ed accordi commerciali devono essere nel miglior interesse di Program e non possono essere basati sulle relazioni amichevoli o criteri discriminatori.

Nessuno sconto o gesto commerciale di qualsiasi tipologia potrà dunque essere concesso ad un cliente senza la preventiva approvazione scritta da parte dell’Amministratore Unico di Program.

Tale approvazione può consistere in un documento interno che concede l’autorizzazione generale ad accordare sconti entro un determinato limite od in un contesto specifico.

È altresì vietata la concessione di una qualsiasi forma di scontistica al fine di ottenere un dono, un beneficio o qualsiasi altro vantaggio personale.

5. Principi di condotta nei rapporti con la concorrenza

Program si impegna ad adeguarsi strettamente alle leggi ed alle regole vigenti nell’Unione Europea ed in Italia e promuove un libero mercato del noleggio caratterizzato da un leale confronto sulla qualità e trasparenza dei prodotti e dei servizi offerti dai player del mercato.

Si intendono dunque vietate tutte le intese restrittive della concorrenza, quali ad esempio le intese formali od informali, comportamenti concordati sui prezzi o sulle quantità od accordi in merito alla gestione della Clientela, od ancora qualsivoglia accordo lesivo della concorrenza che può ostacolare i meccanismi dell’economia di mercato.

Tali comportamenti infatti, oltre a danneggiare la reputazione e gli affari di Program, comportano il rischio di pene severe per la Società ed in alcuni casi, anche per i Dipendenti responsabili.

Program dunque, non discuterà o fisserà prezzi con i concorrenti, non intraprenderà azioni di sabotaggio a beni fisici o di frode informatica, né stringerà accordi con quest’ultimi che prevedano la divisione o spartizione dei mercati.

6. Principi di condotta nei rapporti con i fornitori

La selezione dei fornitori e la formulazione di condizioni di acquisto di beni e servizi per Program è dettata dai valori e parametri relativi alla correttezza, all’imparzialità, all’equità, al prezzo, alla qualità del bene ed al servizio reso, effettuando una scrupolosa valutazione dell’offerta prima di procedere alla selezione effettiva.

Nella fase di selezione del fornitore, Program si impegna a:

• Riconoscere ai fornitori pari opportunità di partecipazione alla selezione, se in possesso dei requisiti necessari.
• Assicurare la partecipazione alla gara a più di due fornitori
• Garantire che il processo di selezione e la valutazione dei requisiti necessari siano eseguiti secondo le regole di trasparenza e chiarezza indicate nel presente Codice.

In nessun caso verranno ammesse pressioni indebite da parte dei fornitori in merito alla selezione da parte di Program, ed in nessun caso Program prometterà o riceverà, direttamente od indirettamente, denaro od altra utilità da parte di chiunque per il compimento degli atti, violando gli obblighi di fedeltà.

Vi è la possibilità di deroga nel caso in cui Program convenga con il fornitore che i Dipendenti di Program stessa possano beneficiare di sconti e di offerte promozionali.

È altresì vietato di dare/ricevere, direttamente od indirettamente, regali, omaggi od altri vantaggi, salvo che il valore degli stessi sia di “modico valore”. Chiunque riceva omaggi, od altra forma di beneficio, non direttamente ascrivibili alle consuete relazioni di cortesia, dovrà assumere ogni iniziativa possibile al fine di rifiutare detto omaggio od altra forma di beneficio informando anche il proprio diretto superiore. Nel caso in cui non sia possibile procedere al rifiuto per motivazioni legate alla tradizione culturale vigente in alcuni paesi, sarà necessario procedere alla vendita dell’oggetto ed il compenso ottenuto dovrà essere devoluto interamente ad una fondazione benefica individuata da Program.

Infine, in nessun caso sarà possibile accettare offerte di denaro per qualsivoglia importo.

7. Principi di condotta verso la Pubblica Amministrazione

Le relazioni di Program con la P.A. devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamenti applicabili e non possono compromettere l’integrità e la reputazione di Program, è fatto perciò divieto a tutti i Destinatari di tale codice, di tentare di influenzare impropriamente, in qualsivoglia modo, le decisioni dell’istituzione interessata. È altresì fatto divieto di dare corso a richieste da parte di personale della P.A. tendenti a subordinare decisioni in favore di Program a riconoscimenti di qualsiasi genere.

I rapporti con la P.A., al fine di ridurre i rischi legati a tali eventi devono essere intrattenuti da esponenti aziendali designati allo scopo e tutta la documentazione relativa alle P.A. con cui Program è entrata in contatto deve essere debitamente raccolta e conservata per favorire qualunque indagine possa essere richiesta.

Il personale di Program ha il divieto di offrire, ricevere o promettere pagamenti impropri, per nessuna ragione, a funzionari della P.A., un pagamento improprio, in quanto mezzo per influenzare la decisione della persona che agisce per conto del cliente o del fornitore.

I pagamenti impropri non si limitano a pagamenti in denaro od in valuta, si intendono inclusi anche “cortesie d’affari” come pranzi ed intrattenimento di affari, eventi sportivi e biglietti per eventi.

Di conseguenza il personale Program può offrire od accettare cortesie d’affari, purché quest’ultime siano abbastanza modeste da non interferire con il giudizio di chi le riceve o da generare qualsiasi forma di disagio.

Nei casi di incertezza in merito ad un pagamento od un dono improprio, il dipendente è tenuto a discuterne con il proprio responsabile.

8. Principi di condotta nei rapporti con le autorità

Program osserva pienamente e scrupolosamente le regole antitrust e quelle delle Authority regolatrici. Program si impegna a non nascondere o ritardare alcuna informazione richiesta dall’autorità Antitrust ed agli altri organi di regolazione nelle loro funzioni ispettive ed a collaborare attivamente nel corso delle procedure istruttorie.

Nessun Dipendente di qualunque ordine gerarchico deve mai presumere di poter operare ignorando la normativa antitrust, anche se ritiene che ciò sia nell’interesse della Società.

In caso di necessità Program collaborerà con l’Autorità Giudiziaria e gli organi dalla stessa delegati, nel caso siano svolte indagini nei suoi confronti, mettendo a disposizione dell’Autorità tutta la documentazione esistente, con assoluto divieto di distruggere od alterare registrazioni di ogni tipo, nonché mentire o persuadere gli altri in tal senso.

A tal fine Program garantisce la trasparenza delle proprie registrazioni contabili, le quali si basano sulla verità, sull’accuratezza e la completezza delle informazioni per le relative registrazioni.

A tal fine Program ha sviluppato un sistema di controllo interni ossia un insieme di regole, di procedure e strutture organizzative che assicurano il rispetto delle strategie aziendali, la salvaguardi dei valori delle attività e protezione dalle perdite, permettendo l’integrità delle informazioni contabili e gestionali e la conformità delle operazioni secondo i termini di legge.

Il personale di Program è tenuto perciò a collaborare affinché i fatti di gestione diano rappresentati correttamente e tempestivamente nelle scritture contabili.

È fatto quindi divieto di includere informazioni false o fuorvianti nei registri societari, di porre in essere comportamenti che arrechino pregiudizio alla trasparenza ed alla tracciabilità dell’informativa di bilancio.

Program inoltre, promuove e diffonde a tutti i livelli aziendali, la cultura del controllo quale strumento per il miglioramento dell’efficienza aziendale.

Tutti i Destinatari di tale Codice sono infine obbligati ad evitare in alcun modo ed in alcuna circostanza, di ricevere od accettare promesse di pagamenti in contanti o correre il rischio di ritrovarsi in operazioni, anche potenzialmente, che favoriscano il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite.

9. Attuazione del Codice e vigilanza

Il presente Codice Etico è portato a conoscenza di tutti gli interessati, anche in fase di assunzione, mediante apposite attività di comunicazione e prevenzione, lo stesso è inoltre pubblicato sul sito web aziendale (https://www.programautonoleggio.com/).

Program considera la sicurezza e l’eticità dei propri Dipendenti una priorità assoluta. L’osservanza delle norme contenute nel detto Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste per tutti i Destinatari.

Qualora i Dipendenti ravvisino una mancata conformità rispetto al Codice, la stessa deve essere segnalata al responsabile gerarchico, per iscritto ed anche in forma anonima; gli stessi saranno preservati da qualsiasi tipo di ritorsione, discriminazione o penalizzazione. Nel caso di segnalazioni non veritiere, l’autore di tali segnalazioni potrà essere oggetto di una sanzione disciplinare.

La violazione delle dette norme costituirà inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro e/o illecito disciplinare con ogni conseguenza di legge. Nei casi invece in cui la violazione configuri un reato, l’autore di detta violazione sarà perseguibile in base alla normativa penale vigente.