L’Ufficio Gestione Crediti ha il compito di governare i processi di gestione dei crediti della società. Per Program Autonoleggio le attività di gestione dei crediti devono essere svolte offrendo supporto al cliente e dimostrandosi sempre disponibili all’ascolto e al confronto.
Con Leonardo Giannellini - Responsabile Ufficio Gestione Crediti parliamo di come il suo team, con professionalità e cortesia, riesca a garantire una gestione del credito efficace ma sempre attenta alle necessità del cliente.
Di cosa si occupa l’Ufficio Gestione Crediti?
L’Ufficio Gestione Crediti si occupa di molteplici attività. Innanzitutto, prima ancora che il contratto di noleggio a lungo termine venga stipulato, effettuiamo un’analisi finanziaria dell’azienda richiedente e diamo all’Ufficio Commerciale un riscontro circa l’affidabilità economico-finanziaria della stessa. Successivamente, all’inizio del contratto di noleggio, attiviamo il mandato SEPA per l’addebito diretto sul conto corrente degli importi delle fatture. Durante il periodo di noleggio, qualora risultino ritardi nei pagamenti o fatture scadute, gestiamo le fasi di recupero dei crediti insoluti. Inoltre, intratteniamo rapporti con gli enti emittenti le notifiche di violazione del Codice della Strada nel caso in cui queste non vengano direttamente saldate dal cliente. Infine, al termine del noleggio ci occupiamo delle operazioni di chiusura dello stesso.
Cosa accade in caso di ritardo nei pagamenti o mancato saldo delle fatture?
Cerchiamo di prevenire questo tipo di situazioni spiacevoli effettuando il controllo preventivo dell’affidabilità economico-finanziaria dell’azienda. Durante il noleggio però, possono manifestarsi ugualmente momenti in cui l’azienda cliente si trova in difficoltà. I principali motivi alla base di un ritardo nei pagamenti o mancato saldo delle fatture sono molteplici, primo fra tutti la mancanza – anche solo temporanea - di liquidità.
Riteniamo che l’approccio migliore in questi casi sia quello di offrire supporto al cliente. Con disponibilità all’ascolto, professionalità e cortesia prestiamo attenzione alle necessità del cliente e cerchiamo di affrontare insieme i momenti di difficoltà. Qualora si verifichi un insoluto, innanzitutto contattiamo il cliente per rammentargli di effettuare il pagamento della fattura scaduta. Se il ritardo nel pagamento si protrae anche dopo il sollecito di pagamento, approfondiamo con il cliente le motivazioni che ne stanno alla base e definiamo un accordo, un piano di pagamento che, per esempio, può prevedere una dilazione o una variazione delle scadenze degli addebiti in base al proprio flusso delle entrate. Nella maggior parte dei casi, la flessibilità che caratterizza il modo di operare di Program ci consente di trovare soluzioni condivise e risolutive; solo raramente ci troviamo costretti a intraprendere azioni legali.
Come viene gestita la chiusura del contratto di noleggio?
Verifichiamo se i chilometri percorsi rientrano in quelli previsti dal contratto e, qualora questi eccedano gli accordi e comportino un addebito da parte nostra per eccedenza chilometrica, contattiamo il cliente per informarlo e spiegargli il calcolo che è stato effettuato. Tendiamo comunque a prevenire questo tipo di situazioni, grazie all’operato dell’Ufficio Commerciale che, fra le altre attività, si occupa anche di proporre ai clienti un ricalcolo chilometrico, qualora noti che i chilometri percorsi stanno per superare quelli concordati in fase di stipula. Verifichiamo poi i danni riportati al mezzo e, qualora questi non siano stati debitamente denunciati dal cliente al momento dell’accaduto, ne valutiamo il costo di riparazione e dopodiché contattiamo il cliente per informarlo, in modo chiaro e trasparente, delle motivazioni dell’addebito prima di procedere alla fatturazione. Anche in questa fase delicata il nostro approccio è sempre quello di disponibilità all’ascolto e apertura al confronto.
